...
Pyynnön perustamisvaiheessa valitaan käytettävä kilpailutusmenettely. Menettelyvalinta tehdään pyynnön välilehdellä "Hankinnan perustiedot" (Kevyt RFx) tai "Hankintamenettely" (Laaja RFx). Käytettävät menettelyt ovat:
- Avoin menettely
- Rajoitettu menettely
Näiden lisäksi voidaan pyynnössä hyödyntää sähköistä huutokauppaa (HUOM! Vain "Laaja RFx").
Menettelyvalinnalla vaikutetaan siihen, kuinka pyynnön halutaan etenevän. Tarkemmat menettelykohtaiset kuvaukset löydät alta.
Avoin menettely
Avoin menettely on hankintamenettely, jossa pyyntö julkaistaan avoimena Tarjouspalveluun. Tarjoajat löytävät avoimen pyynnön Tarjouspalvelun pyynnöt-listauksesta ja kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen ko. pyyntöön. Avoimet pyynnöt voidaan julkaista Tarjouspalvelun lisäksi myös sähköpostilla, jolloin tarjoajalle lähtetään kutsu jättää vastaus ko. pyyntöön.
Avoimen menettelyn julkaisukanavat:
- Tarjouspalvelu
- Sähköposti
Rajoitettu menettely
Rajoitetun menettelyn julkaisukanavat:
- Sähköposti
Kuva: Pyynnön julkaisuvalinnat
Vastausten vastaanottaminen ja tarkastelu
Kuva: Siirtyminen vastausten tarkasteluun määräajan ollessa voimassa
Pyynnön kierrokset
Vastausten käsittely ja tarjoajien valinta seuraaville kierroksille
Kun vastausten vastaanottamisen määräaika päättyy, siirtyy pyyntö automaattisesti kansioon "Päättyneet". Hakemusten käsittely tapahtuu valitsemalla pyyntö avautuvasta listauksesta.
Kuva: Siirtyminen saapuneiden vastausten käsittelyyn vastausten jätön määräajan päätyttyä
Vastauksia voidaan käsitellä kootusti vertailutaulukkonäkymässä osiossa Vastausten vertailu, jossa tehdään myös valinta tarjoajista, jotka valitaan mukaan seuraavalle kierrokselle vertailutaulukolla. (ks. Tarjousten vertailu)
Tarjoajavalinnan tekemisen jälkeen siirrytään laatimaan seuraavaa kierrosta osiossa "Kierrokset". Ennen siirtymistä uuden kierroksen laadintaan valitaan tiedoksiantotapa (ks. kierrokset)
Tiedoksiantovaiheen jälkeen valitaan "Kierrokset" -välilehdeltä laaditaanko:
- uusi pyyntö vai
- huutokauppa
Sekä käytetäänkö seuraavan kierroksen laadinnassa pohjana edellisen kierroksen pyyntöä tai tehdäänkö uusi kierros tyhjään pohjaan.
Siirtyminen seuraavalle kierrokselle
Uuden pyyntökierroksen laadinta noudattaa samaa logiikkaa kuin laajan RFx:n laatiminen (ks. ohjeet laaja RFx). Pyynnön hallinnointi voimassa olevana sekä päättyneenä noudattaa ensimmäisen kierroksen kaavaa.
Pyynnön päättäminen viimeisen kierroksen jälkeen
Kun viimeisen kierroksen pyynnön määräaika päättyy, käsitellään saapuneet vastaukset vertailutaulukon kautta.
Kuva: Vastausten arviointiin siirtyminen
Vertailutaulukon käsittely tapahtuu vasataavalla tavalla kuin muissa menettelytyypeissä (ks. vastausten vertailu)
Vertailun käsittelyn ja toimittajavalinnan jälkeen siirrytään hankintapäätösvaiheeseen. Hankintapäätöksen muodostaminen ja tiedoksiannon tekeminen tapahtuu vastaavalla tavalla kuin muissa menettelytyypeissä (ks. hankintapäätös)
Hankintapäätösvaiheen jälkeen voidaan luoda sopimus valitulle/valituille toimittajille Cloudia Sopimuksessa, mikäli järjestelmä on otettu käyttöön organisaatiossanne.
Kierrosten linkittyminen järjestelmässä
Samaan pyyntöön kuuluvat kierrokset linkittyvät järjestelmässä toisiinsa. Kierroksia voidaan tarkastella pyynnön "Kierrokset" -välilehdeltä. Linkillä "Siirry ilmoituksen tietoihin" pääset tarkastelemaan haluttua pyynnön kierrosta. Kierroksen dokumentit löytyvät pyynnön "Dokumentit" -välilehdeltä.
Kuva: Kierrosten linkittyminen järjestelmässä