Oprettelse af en tilbudsindhentning finder sted ved at klikke på “Opret Udbud” under din organisations udbuds oversigt. Når du har gjort dette bliver du mødt af et stamdata vinduet for tilbudsindhentningen, hvor i du skal angive stamdata om sagen.
Når du kommer til at skulle angive hvilken lovgivning sagen skal køre efter er det værd at bemærke at det kun er muligt at vælge tilbudsindhentning som procedure type under de lovgivninger der er fremhævet på billedet nedenfor.
Efterfølgende kan du i procedure type valget få vist de mulige procedure typer du kan vælge og herefter kan du klikke på “Opret”
Når du har oprettet din tilbudsindhentning kan du gå ind på sagen og angive de forskellige indstillinger der er nødvendige for at afvikle sagen.
Du skal huske at sætte en tilbudsfrist og evt. en spørgefrist, oprette udbudsmateriale med muligheder for indsendelse af materiale for tilbudsgiver og under brugeradministration kan du trykke på “Administrer invitationer” for at oprette og sende invitationer ud.
Når du sender invitationerne ud aktiveres sagen også og det bliver muligt for inviterede tilbudsgivere at afgive bud på sagen.
Udover inviterede tilbudsgivere vil sagen også være synlig fra organisations overblikket i ETHICS. Dette kan dog undgås ved at man klikker på funktioner og trykker på “Skjul fra offentlig oversigt”.
Det er værd at bemærke at sagen kun skjules fra éns organisations offentlige oversigt i ETHICS. Det er stadig muligt at søge sagen frem såfremt man kan finde ud af at søge på det rigtige, som f.eks. dele af eller hele udbuddets titel.
Modtager man én eller flere anmodninger om at få lov at deltage fra tilbudsgivere og man ikke er interesseret i at disse skal kunne deltage. Så skal man blot undlade at godkende deres anmodning under brugeradministration.