Opprett kontraktsutkast
| Info |
|---|
I denne artikkelen viser vi deg hvordan du oppretter kontraktsutkast. |
Fyll inn feltene og verdiene i skjermbildet hvor du oppretter kontrakt og klikk [Lagre]. Nå har du påbegynt første kontraktsutkast som ikke kan slettes.
Beskrivelse av felter
Følgende felter kan fylles ut når en kontrakt opprettes. Feltene markert med * er obligatoriske felt. Feltene kan variere, avhengig av innstillinger satt av operatøren i de ulike land, eller dersom modulene er påslått/avslått.
Felt | Beskrivelse |
Ref/Saksnr | Intern eller ekstern kontraktshenvisning |
Navn og beskrivelse | Navn og detaljert kontraktsbeskrivelse |
Kontraktsflyt | Signering utenfor KGV - All signering gjennomføres utenfor KGV, og kontrakten lastes opp i systemet for lagring. Status og informasjon om kontrakten kan endres når som helst av oppdragsgiveren uten at utkast må sendes inn på nytt til leverandøren. For signering- Den juridiske kontrakten kan sendes ved hjelp av Meldingsfunksjonen i systemet, eller signeres på papirutgave som deretter skannes og lastes opp. Når oppdragsgiveren har satt statusen til Endelig vil leverandøren være i stand til å se kontrakten i systemet, og kan da laste ned skannet kopi av kontrakten, som oppdragsgiveren har lastet opp i eksterne dokumenter. |
Forenklet signering – Kontraktsflyt forenklet signering muliggjør signering av kontrakt i KAV. Merk at det er kun en versjon av kontrakten som sendes til leverandøren for signering. Statusen kan settes som endelig etter denne signeringen. |
Fullstendig signering – Kontraktsflyt fullstendig signering innebærer at både utkast og endelige kontrakt må sendes leverandøren for godkjenning. Det etableres sjekkliste med funksjoner for styring av kontraktsflyt. | |
Kontraktstype | Rammeavtale, Prosjekt eller Avrop - Dersom du velger Rammeavtale, aktiverer du en ekstra rullegardin omtalt som Avropstype; Dersom du velger Prosjekt, kan du kun opprette en kontrakt med en leverandør. Avrop er ikke mulig. Avrop kan benyttes når du oppretter en avrop- /minikonkurranse fra en eksisterende kontrakt. |
Rammeavtale/avropsform | Her kan du velge hvilken type avrop som er ønskelig for denne kontrakten. Minikonkurranser – Tillater oppretting av minikonkurranser. Rangering – Rangeringsfunksjonen tillater rangering av leverandører i en multi-leverandør kontrakt og deaktiverer modulen for mini-konkurranser. Avrop blir utført utenfor KAV. Rangert med fordelingsnøkkel – Gir mulighet for rangering av rammeavtale med flere leverandører med tilleggskommentar om fordelingsnøkkel. (Leverandøren ser dette) Kombinasjon – Gir mulighet for å kombinere avropsformer, dvs. gir mulighet for å rangere leverandører og tillater minikonkurranser. Rammeavtale med en leverandør - En rammeavtale med kun en leverandør. Andre - Ingen av de ovennevnte |
Leverandør | Velg hvilken leverandør som skal undertegne kontrakten gjennom systemet. Kun leverandører tildelt kontrakten er tilgjengelig. Det er denne du kommuniserer med gjennom systemet. |
Kontraktsverdi | Total kontraktsverdi, vanligvis den totale pris som har vært behandlet i forhandlinger med leverandøren i anbudsprosessen. Leverandøren ser detta, gjelder ikke for rammeavtale. (Leverandøren ser dette) |
Betalingsmåte | Kontraktens betalingsmåte. Betalingsmåter kan oppdateres av foretakets administrator. (Leverandøren ser dette) |
Kontraktsdatoer | Kontraktens oppstart- og utløpsdato |
Signering av kontrakt | Dette valget muliggjør digital signering for både leverandør og deg selv, som innkjøper. Ved å klikke på boksen kan du utvide listen med brukere innenfor din organisasjon som kan signere kontrakten. (Leverandøren ser dette) |
Tillat endring av kontraktslutdato | Denne funksjonen tillater deg å endre og forlenge sluttdato for kontrakten (ved for eksempel opsjoner) Dette kan utføres nederst på sjekklisten – noe som medfører at den prolongerte kontrakten er tilbakeført som utkast. Årsaken til dette er at alle involverte parter skal akseptere prolongering. (NB! Kun relevant dersom du har valgt forenklet / fullstendig signeringsprosess) |
Beskrivelse | Her kan du gi tilleggsopplysninger eller beskrivelser som blir tilgjengelig for leverandøren. Rubrikken för detta felt kan benemnas med annat navn ved behov. (leverandøren ser dette) |
Andre innstillinger | Avhengig av moduler, kan aktiverte tilleggsinnstillinger bli synlige. Eksempler på slike moduler er Digital Signering; Siste frist for leverandørens respons; Tillat endring av sluttdato må hukes av for å kunne forlenge en avtale/opsjoner |
Kontraktenssjekkliste vil veilede deg gjennom de forskjellige trinnene i prosessen. Når et punkt på sjekklisten er ferdigstilt, vil det bli markert med grønn hake.
Sjekkliste til kontrakten med fullstendig signeringsprosess
Sjekklisten til kontrakter med fullstendig signeringsprosess krever at kontraktseier sender et utkast via systemet til leverandøren for godkjennelse. Deretter sendes en ferdig versjon som må godkjennes av leverandør igjen før kontrakten kan settes som Endelig. Man kan ikke gjøre noen avrop på kontrakten før den har status Endelig. Hver endring setter kontrakten i status utkast igjen.
Sjekklisten til kontrakten med forenkelt signeringsprosess
Når kontrakten er ferdig, sendes den til leverandøren for godkjenning. Når leverandøren har godkjent utkastet kan oppdragsgiveren sette kontrakten som endelig. Eventuelle endringer må godkjennes på nytt.
Signering utenfor KAV
Oppdragsgiver setter selv kontrakten som endelig. All signering blir gjort utenfor KAV, men kontrakten lagres i KAV. Status og informasjon om kontrakten kan endres når som helst av oppdragsgiveren uten at det er nødvendig å sende et nytt utkast. Kontrakten kan sendes via meldingsfliken i systemet eller bare i papirform. Så snart kontrakten er sendt eller status er satt til endelig kan leverandøren se kontrakten og kontraktsinformasjonen i KAV.
Digital signering av kontrakt med Signicat
Når oppdragsgiver skaper en ny kontrakt og velger digital signering av kontrakt tilkommer det et valg som bli synlig og muliggjør digital signering med Norsk BankID (via Signicat).
I sjekklisten til kontrakten kan oppdragsgiver forberede en PDF versjon av kontrakten som skal signeres av leverandøren når de godkjenner kontrakten og videre av oppdragsgiver.
Når begge parter har signert og kontrakten har blitt satt til endelig vil kontrakten være tilgjengelig på kontraktenes hovedside. For å signere kontrakten klikk på rediger ved Endelig kontrakt er signert.
| Tip |
|---|
Klikk så på signer og følg instruksjonene. |
Digital signering av kontrakt med Signicat er tilgjengelig som en egen modul , kontakt din KGV distributør for mer informasjon.
Digital signering av kontraktendringer (Signicat)
Velger du digitalsignering av kontrakt, signering med Norsk BankID (via Singicat), det er også mulig for bade oppdragsgiver og leverandør å signere kontraktsendringer ved å bruke samme prosess som beskrevet i forrige paragraf. Ved signering av kontraktsendringer vil den relevante PDF filen være forberedt av oppdragsgiver. Merk at for å kunne benytte digital signering av kontrakt må man velge enten enkelt eller fullsignering.
Digital signering av kontrakt via Signicat er tilgjengelig som en egen funksjon, kontakt din KGV distributør for mer informasjon.
På denne siden
| Table of Contents |
|---|
Relaterte artikler