...
Merk at din virksomhet kan ha flere felter du må registrere informasjon enn de som er nevnt ovenfor. Er du usikker på hva du skal beskrive, ta kontakt med systemansvarlig i din virksomhet.
Klikk på når du er ferdig.
...
Husk å lagre.
Skjermbildet vil nå endre seg og du får opp flere faner med nye valg.
...
Prolongeringer registreres med dato for prolongeringens utløp. Klikk på kalenderen for å velge utløpsdato. Klikk deretter på OK. Skal du legge til flere, gjentar du samme operasjon.
...
Legg inn generelle betingelser
...
Leveringsbetingelser: legg inn relevante leveringsbetingelser. Det mest bruke på varekjøp er DDP.
Leveringsadresse: Her kan du legge inn en spesifikk leveringsadresse hvis relevant. Dersom du har et eget dokument som inneholder mange leveringsadresser eller brukersteder, kan du legge inn henvisning til dette her.
Transportform: Velg den som er aktuell, eller la den stå til standardinnstilling Not Applicable
Betalingsbetingelser: velg riktige betalingsbetingelser fra listen.
Garantiperiode: Oppgi fra- og til dersom det er relevant
Dato for varsling på e-post om avtalens utløp. Her kan du legge inn den datoen du ønsker å bli påminnet om avtalens utløp. Legg inn en dato som gir deg god tid til å vurdere evt. prolongering før fristen som er oppgitt i kontrakten dersom dette er relevant. Når en opsjon på prolongering blir utløst vil denne datoen forskyves med det samme antall måneder prolongeringen gjelder.
...
| Info |
|---|
Merk at din virksomhet kan ha flere felter du må registrere informasjon enn de som er nevnt ovenfor. Er du usikker på hva du skal beskrive, ta kontakt med systemansvarlig i din virksomhet. |
Legge inn generelle dokumenter
...
...
| Info |
|---|
Her skal du ikke laste opp avtaledokumenter knyttet til en spesifikk leverandør. |
Under Under Dokumenter kan du laste opp generelle dokumenter knyttet til avtalen. Dette kan f.eks. være dokumenter knyttet til avtaleforvaltningen, slik som avviksskjema, liste over kontaktpersoner etc.
I en parallell rammeavtale, kan du legge inn dokumenter som skal være tilgjengelig for alle leverandørene i avtalen.
Administrere leverandørspesifikke betingelser og avtaledokumenter
...
Leveringsbetingelser: legg inn relevante leveringsbetingelser. Det mest bruke på varekjøp er DDP som i praksis betyr “Fritt levert”.
Leveringsadresse. Dersom du har et eget dokument som inneholder mange leveringsadresser eller brukersteder, kan du legge inn henvisning til dette her.
Transportform: Velg den som er aktuell eller la den stå til standardinnstilling Not Applicable
Betalingsbetingelser: velg riktige betalingsbetingelser fra listen.
Garantiperiode: Oppgi fra- og til dersom det er relevant
...
Avtaledokumentene er listet opp nederst på siden. Tilbudsdokumentene fra leverandøren blir automatisk overført fra konkurransen.
...
...
Huk av for de dokumentene du vil dele med leverandøren i Leverandør-kolonnen. Hvis avtalen skal signeres avtalen skal signeres digitalt, vil kun de dokumentene som er huket av her bli med på signeringen.
Har du markert for Offentlig tilgjengelig under steget «Registrere informasjon om avtalen» tidligere i denne manualen, kan du her huke av for de filene som skal være tilgjengelig på internett. I utgangspunktet skal avtaledokumenter ikke være tilgjengelig for offentlig visning, så disse skal derfor ikke hukes av.
Ønsker du å laste opp nye dokumenter, klikker du på + Legg til
...
Aktivere avtalen
Når avtalen er ferdig registrert må den aktiveres. Det betyr i praksis at avtalen blir endret fra redigeringsmodus til å være en aktiv avtale.
Klikk på knappen Aktiver i menyen.
...
...
Hvis du har valgt å dele avtalen med leverandøren(e), vil disse nå motta en melding med beskjed om at de er registrert som leverandør på en avtale. Leverandøren kan nå gå inn i Mercell og se avtaledokumentene og hvilke betingelser som er registrert.
...
Signeringsprosessen må skje pr. leverandør. Klikk deg inn på den leverandøren du skal signere avtale med.
Klikk på i på ‘fingeravtrykk-ikonet’ i menyen for å starte signeringen.
...
Du har glemt å dele avtalen med leverandøren. For å korrigere dette må du klikke på og huke på blyanten for å gjøre en endring i avtalen. Huk av for deling med leverandør, for så å aktivere og aktiver avtalen på nytt.
Dere har ikke lisens for digital signatur. Ta i så fall kontakt med systemadministratoren i din virksomhet.
...
Fremgansmåte for å gjennomføre signeringen finner du her Elektronisk signering av avtaler.
Tilbakemelding
Fanen Tilbakemelding kan brukes for å registrere interne notater, avvik eller andre typer tilbakemeldinger på avtalen i avtaleperioden. Dette kan brukes som et erfaringsgrunnlag for neste gang dere skal ut på en ny konkurranse. Det som registreres her vil ikke være synlig for leverandøren.
...
Klikk på + Ny tilbakemelding for å registrere en ny oppføring. Klikk på OK når du er ferdig.
...
Dersom dere har integrasjon mot sak/arkiv, vil disse tilbakemeldingene ikke bli ikke bli arkivert.
Relaterte artikler
...